Од скенирана хартија до сигурна дигитална архива: Зошто не е доволно само да го „зачувате“ документот како PDF?

Дигитализацијата на документите одамна не значи само нивно скенирање и сместување во фолдер на компјутерот. Во ера кога дигиталниот криминал е во подем, прашањето што секоја компанија мора да си го постави е: „Како ќе докажам на суд по 10 години дека овој дигитален договор или извештај не бил променет откако е потпишан?“ Проблемот со класичното чување документи: Повеќето компании сметаат дека електронскиот потпис е крајот на процесот. Меѓутоа, дигиталните сертификати имаат рок на траење (најчесто 1 до 3 години). Што се случува со правната валидност на еден договор за вработување или тендерска документација кога сертификатот со кој се потпишани ќе истече?

За една дигитална архива да биде законски непробојна со децении, потребни се две клучни технологии кои KIBS Trust ги нуди во своите услуги:

• Временски печат (Time-stamp): Ова е дигитален еквивалент на нотарски печат за време. Тој криптографски потврдува дека документот постоел во точно одредена секунда и дека од тој момент натаму не е променета ниту една запирка во него. Ова е клучно за заштита на авторскиправа, патенти и тендерски рокови.

  
  

• LTV (Long-Term Validation): Овој стандард овозможува сите докази за валидноста на сертификатот (во моментот на потпишувањето) да се вградат внатре во самиот PDF документ. Така, дури и по 15 години, системот може да потврди дека потписот бил валиден на денот кога бил ставен, независно од тоа што сертификатот денес е истечен.

Каде е ова најважно во пракса?

• Безбедност и здравје при работа -документација и човечки ресурси: Документите за безбедност при работа мора да се чуваат со години.

  
  

• Интелектуална сопственост: Докажување на авторство на дизајн, код или литература.

  
  

• Сметководство и ревизија: Финансиски извештаи кои подлежат на инспекција години по нивното креирање.

  
  

Вистинската дигитална трансформација не подразбира создавање на „дигитално ѓубре“ од илјадници непотврдени PDF фајлови, туку градење на сигурна, доверлива и законски валидна дигитална архива. Со алатките како VerbaSign и VerbaSeal, компаниите го штитат својот бизнис не само за денес, туку и за децениите што следат.